中原油田人事档案管理现状与思考

  中原油田人事档案管理现状与思考

   牛萌 中原油田人力资源处

   一、前期人事档案管理存在的问题

   1.管理体制有待改进。中原油田在成立人事档案专门管理机构以前,人事档案处于多头管理的状态之下,导致档案内容填写不全、不规范等问题普遍存在,甚至时有发现涂改、随意添加或抽减档案材料等现象,严重影响了人事档案的真实性、严肃性和有效性。

   2.遗留问题亟待解决。自1975年10月至80年代末期,先后从胜利油田、河南油田、石油物探局等单位整体划转了大量人员。人事档案没能及时、完整地转递,导致人事档案缺失问题产生。有的职工在到达退休年龄时,无法正常办理退休手续;有的因人事档案材料不齐全,无法认定最早的参加工作时间;等等。这一问题既损害了职工利益,也给企业造成了劳动纠纷隐患或不稳定因素。

   3.利用能效尚需提升。档案的使用受人力、物力所限,多年以来,沿袭“你送我装”、“你借我调”的管理方式,对应归档材料未能及时更新和补充,很大程度上降低了人事档案使用价值。另外,没能对归档的人事档案资源进行汇总、分析和研究,使档案管理始终处于资料保管状态,参考借鉴作用不强。

   二、人事档案管理工作的积极实践

   1.建立专门机构,实行一体化管理。油田将档案管理处、社会保险统筹中心等单位的人事档案管理业务合并,成立了人事档案管理中心,为油田机关直属副处级事业单位,业务归口组织、人事部门指导,统一管理全油田在岗职工、退养职工、协议解除劳动合同人员、失业人员、退休职工(集体工、家属工)人事档案。同时,建立了兼职档案人员备案制度,兼职档案人员调整时,必须先配备后调整,先培训后上岗,先交接后离岗,严格了兼职档案人员的管理。形成了以组织、人事部门为指导,以人事档案管理中心为纽带,以兼职人事档案管理人员为基础的覆盖全面、运行高效的人事档案管理网络。

   2.完善管理制度,强化监督与考核。油田先后印发了《中原油田人事档案管理细则》、《人事档案工作纪律》、《人事档案工作人员守则》、《人事档案安全管理制度》等33项制度,明确了管理权限,细化了业务流程,优化了运行程序,完善了科室及岗位职责。按照《标准》,油田强化了对所属各单位人事档案管理工作的考核,将人事档案工作纳入油田经营承包和绩效考核体系,这样就强化了管理职能,提升了各单位对人事档案管理工作的重视程度,确保了档案材料的及时归档和有效利用。

   3.调动各级力量,处理好遗留问题。为解决历史遗留问题,油田先后开展了现职干部人事档案查补、缺失人事档案核补等2项工作,从人事档案、人力资源、组织、纪检、法律、社会保险等部门抽调人员,组成核补工作办公室,全面负责人事档案核补的组织协调和业务督导工作。按照由近及远的原则,分别采取电询、函询、现场查找等方式,积极联系有关单位,努力查找缺失档案资料,补齐职工档案100余卷。

   4.创新管理方法,提高档案使用能效。一是创新收集方式。采取定期、不定期、重点收集相结合的方式,实行分片包干、靠前服务、上门指导,定期开展工作讲评及业务交流,强化人事档案材料收集归档工作。二是创新使用方式。组织开发了人事档案信息查询系统,在油田局域网开通人事档案管理中心门户网站和中原油田人事档案信息查询平台,全油田授权用户均可通过该平台查询人事档案基础信息。三是拓宽使用范畴。建立科级干部任前人事档案预审制度;开展人事档案编研工作,把提供人事档案服务、协助生产经营、促进油田发展作为工作重点目标之一,积极配合油田外部项目单位参与市场竞标。

   三、今后人事档案管理工作的展望

   1.档案内容丰富化,增加凭证能效。人事档案应不断把新产生的个人经历材料有选择地及时补充到人事档案中去,增强档案信息的时效性和有效性。要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等方面内容;要注重收集继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料;突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、独特技能、职业道德等个性化的内容;要及时将工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案。只有这样,有关部门才可通过档案记载确定对职工的选拔和培养,促使人事档案的利用价值得以提升。

   2.档案管理现代化,促进能效发挥。合理利用人事档案资源,使其最大限度地发挥作用,就要强化网络服务,要加强数字档案,使档案材料的借阅、查阅、补充、整理、分析等工作全面实现数字化操作。

   3.档案利用多元化,助推持续发展。打破目前人事档案信息管理的半封闭状态和被动服务局面,加强人事档案信息资源开发,延伸人事档案服务内容。淡化凭证功能,强化服务功能。还可增设收费项目,如鼓励职工将本人或家人的信息交由人事档案管理部门管存,设立人事档案“银行”等,积极拓宽服务形式和渠道,促进人事档案管理工作可持续发展。

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